Auf den ersten Blick erscheint ein ERP-System als ein Werkzeug, das von Natur aus kollaborativ ist. Bei näherer Betrachtung stellt sich jedoch heraus, dass diese Bezeichnung nur dann zutrifft, wenn eine Reihe von Bedingungen erfüllt sind, die nicht unbedingt selbstverständlich sind.

Ein ERP-System ist in seiner DNA ein eigenständiges kollaboratives Tool, daran besteht kein Zweifel. Durch die Förderung des Aufbaus und der Aktualisierung von Repositories ermöglicht es jedem Mitarbeiter, auf intelligente und sichere Weise zur Anreicherung der strategisch wichtigsten Geschäftsinformationen und -daten des Unternehmens beizutragen.

Darüber hinaus unterstützen zahlreiche Workflow-Tools diese Logik der Datenanreicherung in jeder Phase wichtiger organisatorischer Prozesse. Einkauf, Verkauf, Logistik, Kundenbeziehungen, Finanzen, Personalwesen – ERP verwaltet fast alle Aktivitäten eines Unternehmens, keine Abteilung entgeht ihm. ERP ist also von Natur aus ein kollaboratives Werkzeug.

Aber in einem globalisierten Umfeld, in dem (fast) jeder Mitarbeiter über soziale Netzwerke (u.a.) mit seiner Umgebung verbunden ist, ist es notwendig – aber nicht ausreichend -, ein gemeinsames Werkzeug für alle Abteilungen des Unternehmens anzubieten, zu dem jeder durch Prozesse beiträgt. Die Mitarbeiter des Unternehmens möchten nämlich innerhalb ihres täglichen Werkzeugs – dem ERP – wieder ein Verbindungsniveau erreichen, das dem der sozialen Netzwerke entspricht.

Das moderne ERP-System setzt auf Interoperabilität

Das ERP-System, das als “moderne Plattform” bezeichnet werden kann, bettet nun eine wachsende Zahl integrierter Zusatzlösungen ein, was zu einem höheren Grad an Interoperabilität beiträgt. Die Softwarehersteller haben dies gut verstanden. Microsoft fördert insbesondere die native Integration mit verschiedenen Kollaborationstools. Das ERP-System von Microsoft lässt sich mit CRM- und Customer-Service-Modulen, Teams, Office 365 und SharePoint-Lösungen verbinden.

Dadurch wird die Verwaltung des Unternehmens innerhalb des ERP-Systems vereinfacht. Alle Mitarbeiter erhalten die gleichen Informationen zur gleichen Zeit. Sie haben einfachen Zugang zu Dokumentenfreigabebereichen, Diskussionen und Notizen innerhalb des ERP-Systems. Sie können Daten aus dem ERP-System freigeben und sich dann in einer Konversation über ein Projekt, einen Kunden, eine Bestellung usw. austauschen.

Personalisierung- Ein zentraler Erfolgsfaktor

Die in modernen ERP-Systemen bereitgestellten Tools bieten nicht nur viel Flexibilität bei der Zusammenarbeit von Unternehmen, sondern ermöglichen es den Mitarbeitern auch, die Tools anzupassen und zu entscheiden, wann und wie sie sie verwenden möchten. Beispielsweise können Mitarbeiter informelle Gruppen bilden und an bestimmten Projekten arbeiten und diese Gruppen nach Abschluss der Arbeit einfach wieder löschen.

Sie können auch Informationen annehmen oder ablehnen, indem sie bestimmten “Feeds” statt anderen folgen, während sie gleichzeitig Benachrichtigungen erhalten, die mit Änderungen im ERP-System zu einem bestimmten Kunden oder Projekt in Zusammenhang stehen. Im Wesentlichen handelt es sich um ein Self-Service-Szenario, bei dem die Benutzer die Informationen, die sie erhalten möchten, strukturieren können. Die Integration des Abonnementkonzepts in einen On-Demand-Informationsfluss im ERP ist etwas, das viele andere kollaborative Tools nicht bieten können.

Da sich das ERP auch für sein gesamtes Partner-Ökosystem geöffnet hat, erfolgt die Zusammenarbeit jetzt über neue Tools wie Kunden-Extranets und Lieferantenportale. Mitarbeiter und Subunternehmer können unterwegs ihre Spesenabrechnungen eingeben, Projektzeiten validieren und Datenbanken über eine einfache Webanwendung oder ein Smartphone anreichern.

Zusammenarbeit – Ein bedeutender Wettbewerbsvorteil

Der Umfang des ERP-Systems wird also erweitert, um den immer höheren Anforderungen des Marktes besser gerecht zu werden. Eine neue Vision von ERP setzt sich durch: die eines ERP-Systems, das um Lösungen ergänzt wird, die als Add-Ons erhältlich sind. Dank der verbesserten Zusammenarbeit und der kürzeren Reaktionszeiten wird das “Time-to-Market” von Projekten stark verbessert, was für Unternehmen, die in der Lage sind, diese Vorteile zu nutzen, einen erheblichen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Insgesamt ergibt sich dadurch eine höhere Transparenz. Mitarbeiter haben einfacheren Zugriff auf mehr Daten für eine bessere Entscheidungsfindung. Das Argument der Transparenz trifft auch die Erwartungen neuer Generationen und hilft, ihr Engagement und damit ihre Loyalität zu festigen. Darüber hinaus kann das Angebot moderner Tools ihr Interesse an ihrem Arbeitgeber nur stärken.

Um die Zusammenarbeit innerhalb eines ERP-Systems zu entwickeln, ist es notwendig, die traditionellen Grenzen dieses Tools zu überschreiten, das im Laufe der Jahre zum Herzstück vieler Unternehmen geworden ist. Durch die Integration von Kollaborationslösungen, die als Add-on erhältlich sind, gelingt es den effizientesten Organisationen, sich einen soliden und dauerhaften Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Das ERP-System, das sowohl nach innen als auch nach außen offen ist und dessen Umfang sich ständig erweitert, sorgt für einen reibungslosen Datenfluss und wird gleichzeitig zum Ort neuer Nutzungsmöglichkeiten. Es stellt nun eine neue Schnittstelle zwischen der Organisation und all ihren Stakeholdern dar: Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Subunternehmern. Wie ein Lebewesen, das sich in seinem Ökosystem bewegt, ermöglicht es all diesen Komponenten, in Osmose miteinander zu leben, zu kommunizieren und sich nahtlos auszutauschen.

Eine Frage bleibt jedoch: Gibt das ERP in Bezug auf die Evolution den Takt vor oder die Anwendungen, die durch ihre Weiterentwicklung das ERP-System optimieren?

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