AI File Genie

Hoe AI File Genie je organisatie helpt succesvol te zijn

Organisaties hebben vaak moeite om waardevolle informatie uit ongestructureerde documenten te beheren en te halen. Handmatige verwerking kost veel tijd en is foutgevoelig, wat leidt tot inefficiëntie en gemiste kansen voor datagedreven besluitvorming.

Prodware AI File Genie is een SaaS oplossing voor document intelligence die informatie uit ongestructureerde documentdata haalt, deze structureert en documenten verrijkt. Je kunt de oplossing op aanvraag of eenmalig inzetten, wat de datakwaliteit, inzichten en gebruikersadoptie verbetert.

Contact

Hoe wordt AI File Genie gebruikt?

Efficiënte en snelle systeemmigraties

Transformeer ongestructureerde brondata door deze te verrijken en te mappen naar nieuwe applicaties, wat zorgt voor betere inzichten, hogere datakwaliteit en meer gebruikersadoptie tijdens het digitale transformatieproces.

Documentcatalogi organiseren en verrijken

Creëer een verrijkte documentcatalogus door semantische informatie uit meerdere bronnen te classificeren en te structureren, zodat documentbeheer verbetert.

Doorlopende documentextractie en verrijking

Gebruik AI File Genie voor dagelijkse documentverwerking en zoekopdrachten om data te extraheren en te verrijken, wat leidt tot documentatie van hogere kwaliteit en meer centralisatie.

Flexibel SaaS model

Een vooraf betaald, schaalbaar abonnementsmodel per maand zorgt voor voorspelbare kosten die aansluiten bij jouw behoeften. Gebruikers weten vooraf wat de kosten van het proces zijn voordat ze een project starten.

Voordelen van AI File Genie

Verbeterde Teamproductiviteit

Door semantische zoekopdrachten over meerdere documenten te automatiseren, bespaart AI File Genie tijd die anders wordt besteed aan handmatig zoeken naar informatie, het doornemen van grote documenten of het missen van belangrijke data.

Betere Inzichten

AI File Genie versnelt de toegang tot inzichten en besluitvorming door samen te werken met tools zoals Power BI, waarmee geëxtraheerde data uit meerdere bronnen wordt geanalyseerd voor meer overzicht.

On demand processen automatiseren

Koppel data extractie aan Power Automate om consistente datakwaliteit te waarborgen en belangrijke informatie zichtbaar te maken binnen dagelijkse workflows.

Functionaliteiten van AI File Genie

Snelle Document Intelligence

Extraheer en verrijk direct data uit ongestructureerde documenten en exporteer deze als gestructureerde, verrijkte data, zowel als onderdeel van reguliere processen als voor eenmalige projecten.

Gebruiksvriendelijke Interface

De intuïtieve interface van AI File Genie stelt ook niet technische gebruikers in staat om processen eenvoudig te configureren, starten en monitoren.

Volledige Traceerbaarheid van Processen

Elke stap van het metadata extractieproces wordt vastgelegd tot aan het eindresultaat, waardoor verificatie, audit en compliance controles mogelijk zijn.

Naadloze Integraties

AI File Genie werkt via API met verschillende tools, waardoor het flexibel inzetbaar is voor migraties, catalogisering en doorlopende

Gestructureerd Documentbeheer

AI File Genie verbetert documentbeheer in tools zoals Microsoft SharePoint door semantische informatie uit documenten te halen, wat complexe zoekopdrachten, filters, weergaven en kolomclassificaties mogelijk maakt.

Data voor Iedereen Toegankelijk

AI File Genie richt zich op het zichtbaar maken van belangrijke informatie in documenten. In combinatie met Microsoft Fabric wordt gestructureerde data toegankelijk en bruikbaar voor relevante gebruikers binnen de hele organisatie.

AI File Genie is handig voor...

Geautomatiseerd documentbeheer: Stroomlijn bestandsorganisatie met AI die documenten intelligent categoriseert en tagt.
Slimme inzichten: Krijg bruikbare analyses over documentgebruik, trends en knelpunten in workflows.
AI aanbevelingen: Ontvang suggesties voor delen, archiveren of samenwerken op basis van gebruikspatronen.

Meer weten

Intelligente zoekfunctie: Vind direct contracten, dossiers en compliance documenten met behulp van natuurlijke taal.
Risicodetectie: AI signaleert inconsistenties, ontbrekende clausules of mogelijke compliance risico’s.
Workflow automatisering: Automatiseer repetitieve taken zoals documentreview of het volgen van goedkeuringen.

Meer weten

Content suggesties: AI adviseert relevante assets of templates voor campagnes en projecten.
Versiebeheer en samenvattingen: Houd automatisch wijzigingen bij en genereer beknopte samenvattingen van documenten.
Optimalisatie van samenwerking: AI stelt teamindelingen en prioriteiten voor op basis van projectvoortgang.

Meer weten

Onderzoeksondersteuning: AI herkent belangrijke inzichten, citaties en referenties in meerdere documenten.
Automatische notitiegeneratie: Vat lange documenten of colleges samen tot overzichtelijke notities.
Slimme aanbevelingen: Krijg suggesties voor gerelateerd materiaal, onderzoeksrichtingen of leermodules.

Meer weten

FAQ

Welke soorten documenten en formaten kan AI File Genie verwerken?

AI File Genie verwerkt gangbare zakelijke documentformaten zoals PDF, Word en Excel en haalt zowel metadata als bedrijfsgegevens uit ongestructureerde of semi gestructureerde content.

Hoe worden data beveiligd en vertrouwelijk gehouden?

AI File Genie is ontwikkeld voor enterprise toepassingen waarbij gevoelige documenten worden verwerkt. Toegangsbeheer en volledige traceerbaarheid ondersteunen governance eisen, en je bepaalt zelf welke data wordt geëxtraheerd en wie toegang heeft tot de output. Implementatie en beveiliging worden afgestemd op de behoeften van jouw organisatie tijdens de scopebepaling.

Hoe nauwkeurig zijn de extracties en kunnen we de resultaten valideren?

Resultaten kunnen worden beoordeeld en gevalideerd met behulp van betrouwbaarheidsscores en uitzonderingslijsten, zodat teams hun controles kunnen richten op de onderdelen die aandacht nodig hebben in plaats van elke pagina handmatig te controleren.

Hoe integreert AI File Genie met onze tools en dataplatforms?

AI File Genie ondersteunt integraties via API’s en wordt vaak gebruikt in combinatie met Microsoft tools zoals SharePoint, Power Automate, Fabric en Power BI om geëxtraheerde data operationeel te maken en te benutten voor rapportages.

Hoe snel zien we resultaat (van POC tot productie)?

Veel teams starten met een gerichte proof of concept op een representatieve set documenten om de extractiescope en outputstructuur te valideren. Daarna wordt opgeschaald naar grotere volumes zodra mapping en validatieregels zijn vastgesteld en afgestemd.

Hoe werkt de prijsstelling

AI File Genie maakt gebruik van een vooraf betaald en schaalbaar SaaS abonnementsmodel, gericht op voorspelbare kosten. Teams weten doorgaans vooraf wat de verwachte verwerkingskosten zijn voordat een project wordt gestart.

Welke ROI kan het management verwachten?

De ROI komt meestal voort uit het verminderen van handmatige documentverwerking, het verbeteren van datakwaliteit voor vervolgprocessen zoals migraties, analyses en workflows en het sneller beschikbaar maken van de juiste informatie voor besluitvorming en klantinteracties.

Is er traceerbaarheid voor compliance en audits?

Ja. Elke extractie wordt end to end gevolgd, met logging van alle stappen en resultaten, wat verificatie, audit en compliance controles ondersteunt.

Is AI File Genie bedoeld voor eenmalige projecten of doorlopende processen?

Beide. Het kan worden ingezet voor eenmalige trajecten zoals systeemmigraties of het opschonen van achterstanden, maar ook voor terugkerende processen waarbij dagelijks nieuwe documenten worden verwerkt en verrijkt.