AI File Genie

¿Qué es AI File Genie?

Las organizaciones suelen tener dificultades para gestionar y extraer información de valor procedente de documentos no estructurados. El procesamiento manual lleva mucho tiempo y es propenso a errores, lo que provoca ineficiencias y la pérdida de oportunidades para tomar decisiones basadas en datos.

Prodware AI File Genie es una herramienta SaaS de inteligencia documental que extrae información de datos no estructurados contenidos en documentos, ayudando a crear resultados ordenados y enriqueciendo así la información. Puedes utilizarlo en cualquier momento cuando lo desees, mejorando la calidad de los datos, la información y la adopción por parte de los usuarios.

¿Cómo AI File Genie extrae el valor real de la información procedente de los documentos?

Migraciones de sistemas eficaces y rápidas

Transforma datos de origen no estructurados, los enriquece y distribuye en una nueva aplicación, mejorando la información, la calidad de los datos y la adopción por parte de los usuarios.

Organiza y enriquece catálogos de documentos

Crea un catálogo de documentos enriquecido clasificando y estructurando la información semántica de múltiples fuentes para mejorar la gestión de documentos.

Extracción y enriquecimiento continuos de documentos

Utiliza AI File Genie para la búsqueda y el procesamiento diario de documentos con el fin de extraer y enriquecer los datos para crear una documentación centralizada y de mayor calidad.

Beneficios - AI File Genie

Mejora la productividad

Al automatizar la búsqueda semántica en múltiples documentos, AI File Genie ahorra tiempo dedicado a la búsqueda manual de información, la revisión de documentos de gran tamaño o la falta de datos clave.

Integración sin fisuras

AI File Genie funciona con múltiples herramientas vía API, lo que lo hace adaptable para migraciones, clasificación y enriquecimiento continuo de documentos.

Información mejorada

AI File Genie puede trabajar junto con aplicaciones como Power BI para ayudar a analizar fuentes de datos dispares una vez extraídas, mejorando así los conocimientos.

Funcionalidades - AI File Genie

Rápida inteligencia documental

Extrae y enriquece al instante datos de documentos no estructurados y expórtalos como datos mejorados y estructurados, tanto si forman parte de tus procesos habituales como si son para proyectos específicos.

Interfaz amigable fácil de usar

La intuitiva interfaz de AI File Genie permite a los usuarios sin conocimientos técnicos configurar, iniciar y supervisar los procesos con facilidad.

Trazabilidad total del proceso

Cada paso de cada proceso de extracción de metadatos se registra hasta los resultados finales para su verificación, auditabilidad y comprobación del cumplimiento.

Gestión de documentos estructurados

AI File Genie puede mejorar la gestión de documentos en herramientas como Microsoft SharePoint para extraer información semántica de los documentos, permitir búsquedas complejas, filtros, vistas, clasificaciones de columnas, etc.

Democratizing Data

AI File Genie se encarga de proporcionar la información clave contenida en los documentos y trabaja con Microsoft Fabric para garantizar que los datos estructurados sean accesibles y útiles para los usuarios de toda la compañía.

Departamentos - AI File Genie

Gestión documental automatizada: optimiza la organización de archivos con IA que clasifica y etiqueta los documentos de forma inteligente.
Insights inteligentes: obtén análisis accionables sobre el uso de los documentos, tendencias y cuellos de botella en los flujos de trabajo.
Recomendaciones basadas en IA: recibe sugerencias para compartir documentos, archivarlos o colaborar en función de tus patrones de uso.

Búsqueda inteligente: localiza al instante contratos, expedientes y documentos de cumplimiento mediante consultas en lenguaje natural.
Detección de riesgos: la IA identifica inconsistencias, cláusulas ausentes o posibles riesgos de cumplimiento normativo.
Automatización de flujos de trabajo: automatiza tareas repetitivas como la revisión documental o el seguimiento de aprobaciones.

Sugerencias de contenido: la IA recomienda activos o plantillas relevantes para campañas y proyectos.
Control de versiones y resúmenes: realiza el seguimiento automático de cambios y genera resúmenes claros y concisos de los documentos.
Optimización de la colaboración: sugiere asignaciones de equipo y prioriza archivos en función del avance de cada proyecto.

Asistente de investigación: la IA identifica insights clave, citas y referencias a partir de múltiples documentos.
Generación automática de notas: resume documentos extensos o contenidos formativos en notas claras y fáciles de asimilar.
Recomendaciones inteligentes: sugiere materiales relacionados, líneas de investigación o itinerarios de aprendizaje.

FAQ

¿Qué tipos de documentos y formatos puede procesar AI File Genie?

AI File Genie procesa todos los documentos y formatos de negocio más habituales —como PDF, Word o Excel— y extrae tanto metadatos como campos de negocio a partir de contenido no estructurado o semiestructurado.

¿Cómo se garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos?

AI File Genie está diseñado para escenarios de negocio en los que se gestionan documentos sensibles. Incorpora controles de acceso y mecanismos de trazabilidad que facilitan la gobernanza, permitiendo definir qué datos se extraen y quién puede acceder a los resultados. Además, las opciones de despliegue y seguridad pueden adaptarse a los requisitos específicos de tu organización durante la fase de definición.

¿Qué nivel de precisión tienen las extracciones y cómo se validan los resultados?

Los resultados pueden revisarse y validarse mediante indicadores de confianza y listas de excepciones, lo que permite a los equipos centrar la revisión manual únicamente en los casos que lo requieren, en lugar de analizar todos los documentos.

¿Cómo se integra AI File Genie con nuestras herramientas y plataformas de datos?

AI File Genie ofrece integración mediante API y se utiliza habitualmente junto a herramientas del ecosistema Microsoft como SharePoint, Power Automate, Microsoft Fabric o Power BI, facilitando la explotación operativa de los datos extraídos y su análisis.

¿En cuánto tiempo podemos obtener resultados desde la prueba de concepto (POC) hasta la puesta en producción)?

Muchas organizaciones comienzan con una prueba de concepto focalizada sobre un conjunto representativo de documentos, lo que permite validar el alcance de la extracción y la estructura de los resultados. Una vez definidos los criterios de mapeo y validación, el modelo puede escalarse rápidamente a volúmenes mayores.

¿Cómo funciona el modelo de precios?

AI File Genie se basa en un modelo SaaS de suscripción prepagada y escalable, diseñado para ofrecer previsibilidad de costes. De este modo, los equipos pueden conocer el coste estimado del procesamiento antes de iniciar cada proyecto.

¿Qué retorno de inversión puede esperar la organización?

El ROI se obtiene principalmente a través de la reducción del esfuerzo manual en la gestión documental, la mejora de la calidad de los datos en sistemas downstream (migraciones, analítica, automatización de procesos) y un acceso más ágil a la información clave para la toma de decisiones y la atención al cliente.

¿Se dispone de trazabilidad para auditorías y cumplimiento?

Sí. Cada ejecución de extracción puede ser trazada de extremo a extremo, con registro de pasos y resultados, lo que facilita la verificación, la auditoría y el cumplimiento normativo.

¿Se recomienda AI File Genie para proyectos puntuales o procesos continuos?

Ambos. Puede utilizarse tanto en iniciativas puntuales —como migraciones de sistemas o limpieza de volúmenes históricos— como en procesos recurrentes en los que se reciben nuevos documentos de forma continua y es necesario extraer y enriquecer la información de manera automatizada.