Dokumentenmanagement

Fangen Sie klein an und wachsen Sie mit Ihren Anforderungen.

Dokumenten Management Systeme (DMS) haben sich in den letzten Jahren immer weiter zu Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) Lösungen entwickelt. Diese Systeme optimieren Ihre Arbeitsprozesse, in dem Prozesse die heute basierend auf Papierbelegen stattfinden, in die digitale Welt überführt werden. Durch diese Entwicklung wird neben schnelleren Zugriffen auf Informationen in Ihrem Unternehmen auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten deutlich erhöht.

Durch den schnellen Zugriff sowie das automatisierte Archivieren Ihrer gescannten und digitalen Dokumente sparen Sie Zeit und Kosten. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente gemäß den rechtlichen Anforderungen aufbewahrt werden und auch der Datenschutz in Ihrem Unternehmen entsprechend berücksichtigt wird.

Neben den Dokumenten, die in führenden Systemen generiert oder vom Papier digitalisiert werden, nehmen E-Mails einen immer höheren Stellenwert bei der geschäftlichen Korrespondenz ein. Themen wie E-Mail-Archivierung (Compliance) und Information Lifecycle Management für den Microsoft Exchange Server stehen daher ebenso im Fokus wie elektronische Workflows und Freigabeprozesse.

Tief integrierte Schnittstellen zu den Microsoft Dynamics Produkten bieten eine Nutzung des Dokumenten Management Systems direkt aus der gewohnten ERP-Umgebung. Sie nutzen die ganzheitlichen Recherche- und Suchmöglichkeiten deren Zugriffsschutz über ein Berechtigungskonzept abgesichert ist. Durch klare Regeln und hohe Verfügbarkeit einer zentralen Lösung werden Informationsinseln vermieden.

lobodms

lobodms ist ein vollwertiges Dokumenten Management System (DMS), das mit allen wichtigen Funktionalitäten ausgestattet ist. Basierend auf modernster Technologie ist es eines der innovativsten Produkte am Markt. Es vermeidet Papierberge und bietet die besten Lösungen für die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse. Durch den schnellen Zugriff, sowie durch das automatisierte Archivieren Ihrer gescannten und digitalen Dokumente sparen Sie Zeit und Kosten.

Die Lösung beinhaltet Dokumenten Management, rechtssichere Archivierung, Content Management, Collaboration und Workflow. Somit bietet lobodms die Funktionalitäten, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Prodware Deutschland AG verfügt über langjährige Erfahrung bei der Einführung von DMS- Systemen und kann Sie optimal bei der Planung und Einführung Ihres Dokumenten Management Systems unterstützen.

E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung mit lobodms ist sowohl bei Microsoft Exchange als auch bei Lotus Notes möglich. Das E-Mail Management System sorgt für eine langfristige, speicheroptimierte und revisionssichere Archivierung aller im Unternehmen anfallender E-Mails. E-Mails können sowohl direkt aus der Anwendung heraus, als auch serverbasierend anhand vordefinierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt über die E-Mail Anwendung als auch über das lobodms-System erfolgen. Ein einzigartiges intelligentes Kommunikations- und Kollaborationserlebnis für Chats, Anrufe und Besprechungen, unabhängig vom Gerät (Smartphone, PC oder Tablet).

Formularverwaltung

Mit dem lobodms Formularmanager behalten Sie stets den Überblick über alle gestellten Anträge, Sie können jederzeit abrufen wer wann einen Antrag erstellt, erhalten, geöffnet, abgelehnt oder genehmigt hat. Der Formularmanager bietet: Formularverwaltung (einschließlich Versionsverwaltung), Genehmigungs- bzw. Freigabeverfahren, Fristenüberwachung und automatisierte Weiterleitung und Benachrichtigung per E-Mail.

Bildarchiv

Das lobodms Bildarchiv erlaubt den komfortablen Import von Bildern. Bildinformationen können dabei für die Indexierung herangezogen werden.

PErsonalarchiv

lobodms hilft bei der Verwaltung der Dokumente Ihrer Mitarbeiter. Die Mitarbeiterstammdaten können dabei mit nahezu beliebigen externen Systemen abgeglichen werden. Die Rechteverwaltung bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf das Personalarchiv differenziert zu beschränken.

Vertragsarchiv

Die lobodms Vertragsverwaltung unterstützt über die integrierte Vorlagenverwaltung auch die Erstellung eigener Vertragswerke. Dabei ist besonders die Versionsverwaltung hervorzuheben, die Ihnen dabei hilft immer den Überblick zu bewahren: Anlegen eines Vertrags über die Vorlagenverwaltung bzw. Scannen eines Vertrags, Eingabe der Fristen, Überwachung von Fristen.

Workflow

Ziel des lobodms Workflow Moduls ist die vorab definierten Arbeitsabläufe im Unternehmen sicherzustellen und alle beteiligten Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen und Dokumenten zu versorgen. Das Modul koordiniert die Abfolge der einzelnen Instanzen im Verarbeitungsprozess und damit auch die Rolle die der einzelne Mitarbeiter im Prozess übernimmt. Dabei werden auch die einzelnen Aufgaben, die der Mitarbeiter zu erledigen hat, definiert. Der ganzheitliche Ansatz gewährleistet Transparenz, hohe Auskunftsfähigkeit und eine konstante Qualität des Arbeitsablaufs.

Barcode

Das Barcode Modul überprüft alle eingescannten Dokumente auf einen Barcode. Wenn ein Barcode erkannt wird, wird das Dokument vollautomatisch abgelegt bzw. als unterschriebene Version eines bestehenden Dokumentes archiviert. Das Barcode Modul wird für 2 Bereiche verwendet: Erfassung der eingehenden Dokumente und Erfassung selbst erstellter Korrespondenz.

loboSPhere

Individuelle Anwendungen können schnell, anwenderfreundlich und ohne großen Programmier-Aufwand erstellt werden. loboSPhere hilft Unternehmen dabei die Betriebskosten zu senken, die Produktivität zu steigern und Dokumente in digitaler Form abzulegen und zu verwalten.

Bereits bestehende Applikationen können mit loboSPhere einfach um Outlook Integration, PDF-Konvertierung oder Anbindungen an andere Office Applikationen, ergänzt werden. Module wie die revisionskonforme Archivierung von Dokumenten oder die Anbindung an LOB und ERP Systeme bieten die Möglichkeit, den kompletten Lifecycle von Unternehmensinformationen abzubilden.

Look & Feel

Einheitliches Look & Feel der Anwendungen durch eine standardisierte Benutzeroberfläche.

Anbindung

Revisionssichere Archivierung und Anbindung von vorhandenen ECM/DMS-Systemen.

Designer

Integrierter Wizard und Formulardesigner.

Konfiguration

Konfiguration statt Programmierung – ein SharePoint-Consultant kommt ohne Programmierer aus, das gilt auch für Hintergrundprozesse.  

Aktualisierungen

Erstellung und Aktualisierungen im laufenden Betrieb (keine WSP’s, kein Powershell, keine Downtime der SharePoint Anwendung).

Deployment

Staging/ Deployment über die Provisioning Workbench (kein Code, kein Powershell).

Prodware Schnittstelle Connecting ECM by Prodware

lobodms und loboSPhere Dokumentenmanagement decken den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab – von der Erstellung über die Archivierung bis hin zur Entsorgung des Dokuments. Im Zusammenspiel mit den ERP-Lösungen Microsoft Dynamics 365 Business Central / Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics Finance & Operations / Microsoft Dynamics AX stellt es ein wesentliches Element moderner Knowledge Management-Systeme dar. Connecting ECM by Prodware ist die intelligente Schnittstelle zwischen beiden Softwarelösungen.

Connecting ECM by Prodware verbindet die Programme Microsoft Dynamics FO/AX/BC/NAV und lobodms/loboSPhere. Es werden diverse Funktionen zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe in lobo befindliche Dokumente auch in Microsoft Dynamics genutzt werden können. Funktionen in Microsoft Dynamics: Bereitstellung von lobo Dokumenten, Archivierung von Dokumenten aus Microsoft Dynamics, Recherchieren von Dokumenten direkt aus Microsoft Dynamics, Prozessbezogene automatische Indexierung von Dokumenten im Dokumentenmanagement-System durch Microsoft Dynamics.

Archivierung von Eigenbelegen

Diverse Eigenbelege aus Microsoft Dynamics können automatisch archiviert werden.

Unterstützung von Prozessen

Aufgrund der tiefen Integration in Microsoft Dynamics ist die Unterstützung diverser Prozesse möglich.

Rechnungsprüfung

Im Einkauf können eingescannte Eingangsbelege (z.B. Rechnungen) direkt durch Microsoft Dynamics übernommen und papierlos weiterbearbeitet werden.

Recherche

An vielen Stellen der Applikation sind Suchfunktionen integriert um Anwendern die Möglichkeit zu geben sich je nach Bedarf ein oder mehrere Dokumente anzeigen zu lassen.

Vorteile durch die Archivierung von Belegen

Anfragen, Bestellungen, Angebote und Aufträge können bei jeder Änderung zusätzlich zum Ausdruck auch archiviert werden. Bei mehrmaliger Archivierung eines Dokuments ist die gesamte Historie in den Revisionen ersichtlich.

Erweiterungsmöglichkeiten

Da der Zugriff von Microsoft Dynamics auf lobodms/loboSPhere über den Befehlsumfang der Connecting ECM Schnittstelle geregelt wird, sind nahezu alle denkbaren Erweiterungen der Dynamics-Basisanwendung möglich.

Warum Sie sich für Prodware entscheiden sollten

Seit über 30 Jahren entwickeln und implementieren wir Branchenlösungen auf Basis von Microsoft-Technologie. Wir nutzen innovative Technologien und entwickeln spezifische Lösungen, die auf die geschäftlichen Herausforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind und Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit einer unternehmensspezifischen Vision, konkreten Zielen und einer digitalen Roadmap unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation. Als Microsoft Gold-Partner sind wir einer der führenden Anbieter von Microsoft-Lösungen in Europa und Mitglied des Inner Circle von Microsoft.

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