AI File Genie

Comment la traite de document avec l’IA aide votre entreprise à réussir

Les organisations rencontrent souvent des difficultés pour gérer et exploiter les informations précieuses contenues dans des documents non structurés. Le traitement manuel est chronophage et source d’erreurs, ce qui entraîne des inefficacités et fait perdre des opportunités de prendre des décisions fondées sur les données.

Prodware AI File Genie est une solution SaaS d’intelligence documentaire qui extrait les informations contenues dans des documents non structurés afin de créer des données structurées et d’enrichir les documents. Elle peut être utilisée à la demande ou dans le cadre d’un traitement ponctuel, pour améliorer la qualité des données, les analyses et l’adoption par les utilisateurs.

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Comment utiliser AI File Genie ?

Migrations de systèmes rapides et efficaces

Transformez des données sources non structurées en les enrichissant et en les faisant correspondre aux nouvelles applications. Améliorez ainsi la qualité des données, les analyses et l’adoption par les utilisateurs tout au long de votre transformation digitale.

Organiser et enrichir les catalogues documentaires

Créez un catalogue documentaire enrichi en classifiant et en structurant les informations sémantiques issues de multiples sources afin d’optimiser la gestion documentaire.

Extraction et enrichissement continus des documents

Utilisez AI File Genie au quotidien pour rechercher, extraire et enrichir les données de vos documents afin de créer une documentation centralisée, plus fiable et de meilleure qualité.

Un modèle SaaS flexible

Un abonnement mensuel prépayé et évolutif garantit une parfaite maîtrise des coûts, adaptée aux besoins de votre entreprise. Les utilisateurs connaissent le coût du traitement avant le lancement de chaque projet.

Les avantages d’AI File Genie

Une meilleure productivité des équipes

En automatisant la recherche sémantique dans de multiples documents, AI File Genie réduit le temps consacré aux recherches manuelles, à la lecture de documents volumineux et au risque de passer à côté d’informations essentielles.

Des analyses plus pertinentes

AI File Genie accélère l’accès aux informations stratégiques et la prise de décision grâce à son intégration avec des outils comme Power BI, qui permettent d’analyser les données extraites de multiples sources pour une meilleure visibilité.

Automatisez vos processus à la demande

Connectez l’extraction des données à Power Automate afin de garantir des données de qualité et de mettre les informations clés à disposition directement dans vos processus métier quotidiens.

Les fonctionnalités d’AI File Genie

Intelligence documentaire rapide

Extrayez et enrichissez instantanément les données de documents non structurés, puis exportez-les sous forme de données structurées et enrichies, que ce soit dans le cadre de processus récurrents ou de projets ponctuels.

Une interface intuitive

Grâce à une interface conviviale, AI File Genie permet aux utilisateurs, même non techniques, de configurer, lancer et suivre facilement les traitements.

Une traçabilité complète des traitements

Chaque étape du processus d’extraction des métadonnées est enregistrée jusqu’au résultat final afin de garantir la vérification, l’auditabilité et la conformité.

Des intégrations fluides

AI File Genie s’intègre à de nombreux outils via API, ce qui en fait une solution idéale pour les migrations, le catalogage documentaire et l’enrichissement continu des documents.

Une gestion documentaire optimisée

AI File Genie améliore la gestion documentaire dans des outils tels que Microsoft SharePoint en extrayant les informations sémantiques des documents afin de faciliter les recherches avancées, les filtres, les vues et les classifications.

Démocratiser l’accès aux données

AI File Genie met en évidence les informations essentielles contenues dans les documents. Grâce à son intégration avec Microsoft Fabric, les données structurées deviennent accessibles et exploitables par les collaborateurs concernés dans toute l’entreprise.

AI File Genie est particulièrement adapté à...

Gestion documentaire automatisée : optimisez le classement des fichiers grâce à une IA qui catégorise et étiquette automatiquement les documents.
Analyses intelligentes : obtenez des indicateurs exploitables sur l’utilisation des documents, les tendances et les points de blocage des processus.
Recommandations basées sur l’IA : recevez des suggestions de partage, d’archivage ou de collaboration en fonction des usages observés.

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Recherche intelligente : retrouvez instantanément contrats, dossiers juridiques et documents de conformité grâce à des recherches en langage naturel.
Détection des risques : l’IA identifie les incohérences, les clauses manquantes et les risques potentiels de non-conformité.
Automatisation des processus : automatisez les tâches répétitives telles que la revue documentaire ou le suivi des validations..

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Suggestions de contenu : l’IA recommande les ressources et modèles les plus pertinents pour vos campagnes et projets.
Gestion des versions et résumés : suivez automatiquement les modifications et générez des synthèses claires des documents.
Collaboration optimisée : suggestions d’affectation des équipes et de priorisation des fichiers selon l’avancement des projets.

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Assistance à la recherche : identifiez rapidement les informations clés, les citations et les références à travers plusieurs documents.
Génération automatique de notes : résumez des rapports ou publications volumineux en notes synthétiques.
Recommandations intelligentes : obtenez des suggestions de ressources complémentaires, de pistes de recherche ou de modules d’apprentissage.

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FAQ

Quels types de documents et de formats AI File Genie peut-il traiter ?

AI File Genie prend en charge les principaux formats de documents professionnels (PDF, Word, Excel, etc.) et extrait aussi bien les métadonnées que les informations métier présentes dans des contenus non structurés ou semi-structurés.

Comment les données sont-elles sécurisées et protégées ?

AI File Genie est conçu pour les environnements d’entreprise où des documents sensibles sont traités. Les contrôles d’accès et la traçabilité des traitements répondent aux exigences de gouvernance. Vous définissez quelles données sont extraites et qui peut accéder aux résultats. Les options de déploiement et de sécurité sont adaptées aux besoins de votre organisation lors de la phase de cadrage.

Quelle est la précision des extractions et peut-on valider les résultats ?

Les résultats peuvent être contrôlés grâce à des indicateurs de confiance et à des listes d’exceptions, permettant aux équipes de concentrer les vérifications humaines uniquement sur les éléments nécessitant une attention particulière.

Comment AI File Genie s’intègre-t-il à nos outils et plateformes de données ?

AI File Genie prend en charge les intégrations via API et est fréquemment utilisé avec les solutions Microsoft telles que SharePoint, Power Automate, Microsoft Fabric et Power BI afin d’exploiter les données extraites et de faciliter le reporting.

Combien de temps faut-il pour obtenir des résultats concrets (du POC à la production) ?

La plupart des projets débutent par une preuve de concept ciblée sur un échantillon représentatif de documents afin de valider le périmètre d’extraction et la structure des données avant un déploiement à plus grande échelle.

Comment fonctionne la tarification ?

AI File Genie repose sur un modèle SaaS prépayé et évolutif, offrant une excellente prévisibilité des coûts. Les équipes connaissent généralement le coût estimé du traitement avant le lancement d’un projet.

Quel retour sur investissement peut-on attendre ?

Le ROI provient principalement de la réduction des traitements manuels, de l'amélioration de la qualité des données pour les systèmes en aval (migrations, analyses, automatisations) et d'un accès plus rapide aux informations nécessaires à la prise de décision et au service client.

Dispose-t-on d'une traçabilité pour les audits et la conformité ?

Oui. Chaque traitement d'extraction est entièrement traçable, avec un historique détaillé des étapes et des résultats afin de faciliter les contrôles, les audits et les exigences de conformité.

AI File Genie est-il destiné à des projets ponctuels ou à un usage continu ?

Les deux. Il peut être utilisé pour des projets ponctuels (migration de systèmes, nettoyage de fonds documentaires, etc.) ou dans le cadre de traitements récurrents où de nouveaux documents doivent être extraits et enrichis chaque jour.