El funcionamiento del conector se basa en integrar los grupos dentro del registro de CRM de modo que todas las tareas incluidas en esa cuenta son enviadas al grupo. Por ejemplo, cuando se crea una nueva tarea en una cuenta de CRM, cualquier integrante del grupo es capaz de leerla y de responderla.

Una vez que el usuario está conectado, las tareas incluidas en los registros son distribuidas y pueden visualizarse en múltiples dispositivos. Las plataformas desde las que se puede acceder son: Outlook en la web, Outlook para Windows y la plataforma de grupos de Outlook para iOs y Android.

La herramienta permite conectar el CRM tanto con grupos públicos como privados. Microsoft recomienda utilizar estos últimos en el caso de que el registro contenga información sensible ya que se asegura que el acceso a cada uno de los miembros ha sido aprobado con anterioridad.

Sin embargo, en el caso de los grupos públicos, la información es accesibles para cualquiera dentro de la organización que esté conectado al registro CRM. Esto implica que la toda actividad registrada dentro de estos grupos es pública dentro de dicha organización.